ファイル共有システム【仕事の効率がアップ】

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社内での運用方法

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一般的な使用例

今日多くの企業でコンピューター用のネットワークを構築し、PCをそのネットワークに接続させ、様々なサービスを使用するのが一般的です。そのサービスの1つにファイル共有があります。これは、サーバー上に必要なファイルを設置しておき、それをユーザーが必要な時に閲覧、変更等をできるようにすることです。例えば、社内の営業部が閲覧できるサーバー上に契約書や納品書のファイルを置いておき、営業部に所属している社員が必要な時に契約書、納品書を自由に使用できるようにすることで、業務効率の向上を図ることができます。ファイル共有の利点は、特定の場所においておくことで重要ファイルの紛失、削除を防止したり、統一した契約書や納品書を簡単に使用できるようにします。また、ファイル共有にはアクセス権というものを付与できるので、管理職のみ閲覧可能というような設定をすることもできます。一般的には、ファイル共有は部署ごとにフォルダーを分け、そのフォルダー内に共有したいファイルを設置し、他部署の人が閲覧できない等のアクセス制限をかけて運用します。ファイル共有をして運用する際の注意点として、誤った削除や情報漏洩を防ぐというセキュリティー面とファイルを変更するといった運用面に注意する必要があります。削除、情報漏洩については、上述のアクセス権を正しく設定をすることで、権限のあるユーザーしか削除できない、変更できない、閲覧できないということができるようになり、回避が可能です。運用面では、例えば1つの共有ファイルに2人が同時に変更を行った場合、最初に保存した人の変更がされていないというような場合があるので、1人が変更をしている間は別の人はそのファイルを変更できない等の設定をすることで回避します。ファイル共有は便利ですが、考慮する点もあるので、それを踏まえて運用する必要があります。

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